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Business / B2B

Peut-on externaliser la saisie de factures ?

Pour réduire les coûts de fonctionnement, les entreprises ont aujourd’hui recours à l’externalisation des travaux informatiques. La saisie des factures fait partie de ces travaux d’offshoring. Les entreprises ont recours à ces solutions afin de pouvoir optimiser leurs budgets.

En quoi consiste une saisie de factures ?

Les prestataires offshores prennent en charge plusieurs missions et tâches qui sont normalement réalisées par les employés de votre entreprise. La saisie des factures est par exemple l’une de ces missions. Il s’agit d’assurer la collecte, le tri, la saisie, l’enregistrement et l’archivage des factures : une tâche qui peut être chronophage et qui mobilise de nombreuses ressources. Les factures sont d’importantes pièces comptables d’une entreprise. Elles concernent les transactions diverses au sein de l’entreprise comme l’achat d’articles et d’équipements, de matières premières, de prestations ou de services. Une fois la facture reçue, l’entreprise doit l’enregistrer dans ses comptes et procéder à la saisie du document.

Diverses annotations sont à enregistrer comme le montant hors taxe dans le compte de charge « Achat » que l’entreprise doit débiter. On y voit aussi le montant ajouté de la TVA dans le compte « TVA déductible » et qui sera pareillement débité. Enfin, le montant toutes taxes comprises, dans le compte « Fournisseurs » qui sera à créditer.

Par ailleurs, en fonction des différents achats, différents comptes seront également utilisés. La saisie des factures est donc un travail de fourmi, qui peut s’avérer fastidieux et dont l’intégration dans les bases de données nécessite un savoir-faire, ainsi qu’une expérience en saisie et en traitement de données. La saisie sera aussi validée par un processus de contrôle afin d’éviter toutes redondances dans le traitement des informations.

Pourquoi faire appel à un prestataire offshore pour la saisie de vos documents ?

L’offshoring est un système dans lequel une entreprise délègue une partie de ses tâches à une agence basée dans un autre pays, chargée de les prendre en charge. Confiée à une équipe externe, c’est un véritable gain de temps pour l’entreprise et une amélioration de la productivité. En clair, il s’agit d’externaliser ces tâches en les délocalisant vers une entreprise externe.

Cette délocalisation des travaux comme la saisie des factures a l’avantage d’être moins onéreux car le procédé allège les charges salariales et fait économiser un temps de travail pour l’entreprise. Une agence externe met à disposition de l’entreprise une équipe qualifiée pour l’exécution des tâches, en fonction des compétences, du savoir-faire et des délais impartis pour l’accomplissement de la mission.

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